التخطيط المالي لمشروعك من الأمور التي يجب عليك الاهتمام بها، سواء كنت تدير المشروع وحدك، مع فريق صغير أو حتى في منشأة قائمة.

في هذه المقالة سأتحدث عن وضع خطة مالية بسيطة جدًا. البعض ربما عملها عندما كتب خطة العمل الخاصة بمشروعه وللأسف لاحقاً نساها. وهناك من يتجاهل فعلها؛ لأنه ليس لديه ثقافة مالية، دخل المشروع قليل، البرامج المحاسبية تفوق احتياجي، وربما غالية أو معقدة. كل ما أريده منك، هو أن تتابع الإيرادات والمصاريف فقط. لاحقاً، ممكن أن تستعين ببرامج محاسبية وإعداد تلك التقارير والقوائم المالية.

معرفة الداخل والخارج وهل أنا على الطريق الصحيح. من أهم الأعمال التي يجب عليك القيام والانتباه لها.

كل ما تحتاج إليه، هو معرفة بسيطة ببعض المفاهيم المالية، مايكروسوفت إكسل (أو ما يشابهها) والالتزام بالمتابعة المستمرة.

المعادلة الأساسية

الربح (الخسارة) = الإيرادات – المصاريف

إذا الفرق بين الإيرادات والمصاريف موجب، فأنت حققت ربحًا. إذا سالب فأنت تعاني من خسارة.

الإيرادات

جميع مصادر الدخل لفترة زمنية محددة.

الإيرادات (بأبسط صورها): الكمية المبيعة (ضرب) سعر البيع.

طبعاً، هناك مصادر إيرادات قد لا تنطبق عليها المعادلة السابقة مثل الإيرادات من التأجير، العمولة، مشاركة الربح وهكذا. ولكن الفكرة أنك ستضيف في الإيرادات كل مصادر الدخل الخاصة بمشروعك للفترة الزمنية المحددة. مثل إيرادات يناير-2015.

المصاريف

هناك نوعان من المصاريف (التكاليف) لأي مشروع: ثابتة ومتغيرة.

الثابتة، لا تتغير مع زيادة أو نقص ما تقدم للعميل سواء من منتج أو خدمة. بينما المتغيرة تتغير مع تغير الطلب.

مثال بسيط. تملك كوفي شوب. راتب الموظف الذي يعد القهوة لا يتغير مع تغير معدل الطلب على القهوة لذلك هي تكاليف ثابتة. بينما، ما يدخل في إعداد كوب القهوة (الكوب والمقادير المتعلقة بها) تكاليف متغيرة. كلما زاد الطلب على القهوة كلما زادت تلك التكاليف المتغيرة المتعلقة بإعداد ذلك الكوب من القهوة.

لماذا معرفة المعادلة الأساسية مهمة؟

مهمتك أن تحقق ربحًا. ولفعل ذلك ببساطة هناك طريقتان: زيادة الإيرادات وتقليل المصاريف.

لزيادة الإيرادات، ممكن أن تزيد الكمية المبيعة، تزيد سعر البيع أو كلاهما. تذكر المعادلة التي تم شرحها في الإيرادات. طبعًا، إذا إيراداتك من تأجير أو عمولة ستختلف المعادلة، ولكن بكل تأكيد سيكون هناك عوامل من كمية (لمنتج/خدمة) أو سعر. بزيادتهم ستزيد من إيراداتك لتلك الفترة. هذا ما عليك اكتشافه.

لتقليل المصاريف، عليك مراجعة التكاليف المتغيرة وكيف يمكنك تقليلها مع الحفاظ على نفس مستوى الجودة لخدمتك أو منتجك.

بالنسبة للتكاليف الثابتة، من رواتب، فواتير وإيجارات. عليك الانتباه لها ومتابعتها. لأنك قد تكتشف لاحقا، بأن بعضًا من تلك التكاليف الثابتة بإمكانك الاستغناء عنها.

الخطة المالية

بعدما تعرفت على المفاهيم الأساسية. سنبدأ بالعمل على الخطة المالية. في مايكروسوفت إكسل العديد من القوالب الجاهزة من ضمنها هذا القالب المخصص للميزانية الشهرية (يمكنك تحميله من هنا). بإمكانك تحرير نص ما كتب بما يلائم طبيعة مشروعك وبإمكانك إضافة صفوف جديدة لكل جدول بالتوجه لآخر صف في كل جدول والضغط على زر Tab إلى أن يضاف لك صف جديد لذلك الجدول.

شرح عناصر ملف الميزانية الشهرية

هناك ثلاثة جداول أساسية:

• إجماليات الميزانية. هو الربح (الخسارة) من إجمالي إيراداتك ناقص مصروفاتك.
• الدخل. يمثل جميع مصادر إيراداتك.
• مصاريف الموظف ومصاريف التشغيل. هذه تمثل المصروفات جميعها سواء المتغيرة أو الثابتة.

أعمدة كل جدول أساسي:

• المقدر. يمثل ما توقعته (خطتك) لذلك المصدر من الإيرادات أو المصروفات.
• الفعلي. يمثل ما تم تسجيله فعلياً على ذلك المصدر من الإيرادات أو المصروفات في نهاية ذلك الشهر.
• الفرق. وهو محصلة طرح المقدر من الفعلي.

لماذا على كتابة مقدر وفعلي؟

عندما تبدأ بتعبئة الملف (إذا أردت أن تستخدمه). ستقوم بمسح كل ما كتب في الأعمدة الخاصة بالجداول الأساسية من أرقام في العمودين مقدر وفعلي.

وستقوم بتعبئة المقدر أولاً. وهي ما تمثل توقعاتك (خطتك) لذلك الشهر من إيرادات ومصاريف.

عند نهاية الشهر، ستقوم بتعبئة العمود (الفعلي) بما تم رصده فعليًا من إيرادات ومصاريف.

الفرق، سيساعدك في اكتشاف هل كنت قريبًا من توقعاتك أو بعيدًا عنها. ما هي مصادر الدخل التي زادت عن توقعاتك. ما هي المصاريف التي تسبب لك مشاكل في تحقيق دخل مرتفع؟ هل هي متغيرة أو ثابتة؟ هل يمكن تقليلها أو إزالتها مع الحفاظ على نفس مستوى الجودة؟

طبعًا هذا على المستوى الشهري. إذا تريد حقاً، أن ترتقي لمستوى أعلى من الاحترافية. ستقوم بخطوة تسبق خطوة إعداد الجدول لكل شهر. وهي وضع هدف تريد تحقيقه قبل نهاية السنة.

هذا الهدف السنوي سيحرك جميع جهودك وهو ما سوف يدفع طموحك كل شهر لزيادة إيراداتك وتقليل مصروفاتك.

مثال لتبسيط الفكرة. لديك محل كوفي شوب أو متجر إلكتروني. مهما كان النشاط. وضعت هدفاً بأن تصل لربح على نهاية السنة يبلغ 60,000.

إذا افترضنا أننا نضع الخطة للسنة القادمة، هذا يعني أنه يجب عليك تحقيق ربح شهري 5,000. وصلنا لهذا الرقم من 60,000 (تقسيم) 12 شهراً = 5,000 لكل شهر. بدأت السنة الجديدة. وحققت في نهاية الشهر الأول ربح 4,000. أنت الآن، أقل ب 1,000 من الهدف الشهري لبلوغ هدفك السنوي. هذا سيجعلك تراجع الأرقام من إيرادات ومصاريف ومحاولة فهم سبب عدم بلوغ الهدف.

أترى قوة ما يحدث الآن؟

الخطة مفيدة، ولكن من دون هدف ليس لها أي معنى. لكن الآن، كل قرار تفكر به يجب أن يساعدك في بلوغ هدفك الشهري الذي يصب في مصلحة هدفك السنوي. والذي في نهاية الأمر سيحقق لك ما تريد من استقلال وحرية مالية.

مثل ما ذكرت سابقاً، العبرة تكمن في المتابعة المستمرة ومحاولة تحسين العمل لتحقيق الدخل الذي تطمح له.

هذه المتابعة المستمرة، هي متابعة تحليلية. ستساعدك في صياغة قراراتك وتوجهاتك لتحقيق الهدف الشهري والسنوي لك.

افصل حسابك الشخصي عن حساب مشروعك

سواء من خلال وضع حساب بنكي للمنشأة. وإذا تدير مشروع بسيطاً، وليس لديك منشأة يمكنك عمل حساب خاص آخر في البنك نفسه، أو في بنك آخر تخصصه لذلك المشروع. المهم أفصل ما بين حسابك الشخصي والحساب الخاص بمشروعك.

الدعم الشخصي للمشروع دين

أنا لا أتحدث عن المبالغ التي وضعت لتأسيس المشروع. فهذه من تكاليف تأسيس المشروع. ما أتحدث عنه، أن البعض ونظراً لطبيعة المشروع تجده يضع من ماله الشخصي مبلغاً لدعم المشروع. كل شهر أوفي بعض الشهور. هذه المبالغ هي التي أريدك أن تضيفها في المصروفات كدين. طبعاً، قم بإعطائها اسم تستطيع تمييزها ومعرفتها عندما تراجع خطتك نهاية كل شهر. أعلم، أن ما اقترح قد يبدوا غريباً. لكن لدي أسباب الشخصية في اقتراح ذلك.

من يبدأ مشروع صغير، ويدعمه ذاتياً من خلال مصدر دخل آخر (راتب وظيفة، دعم مستمر من أفراد الأسرة، وغيرها) تجده يضع المال في المشروع. ويبرر ذلك بأنه مهم لإنجاح المشروع، وهذا لا بأس به. ولكن ما هو خطر أن تصبح تلك عادة. ويصبح الأمر روتين وتقليداً شهرياً. أنت قمت بتأسيس هذا المشروع من أجل بلوغ الحرية المالية والاستقلال، وليس لأن يكون عالة عليك. بهذه الطريقة تستطيع تحديداً كم صرفت (دين) على المشروع وهذا أيضا، يصب في نقطة فصل الحساب الشخصي عن المشروع.

احفظ فواتيرك، وسنداتك

احفظ الفواتير وغيرها من البيانات المالية في مكان واحد إذا أمكن. واستعن بخدمات مثل دروب بوكس أو قوقل درايف بتصويرها وحفظها هناك في مجلد خاص لكل شهر. ومصنفه داخل ذلك المجلد الشهري في مجلد فرعي خاص بالإيرادات والمصروفات. ممكن تستعين بخدمات مثل Evernote، Dropbox، Drive.

إذا الفواتير وسندات الدفع تصل لك من خلال بريدك الإلكتروني. ممكن تستعين بخدمة مثل Evernote أو خدمة مشابهة لها. الخدمة تعطيك بريدًا خاصًا. احفظ هذا البريد في سجل العناوين في خدمة البريد الخاصة بك. وعندما تأتيك فاتورة أرسلها لبريد Eevernote الذي سيقوم بإرسالها لحسابك في Evernote. هذا بالإضافة إلى أن الخدمة تدعم رفع الصور. وعلى السياق نفسه، خصص مجلد لكل شهر وبداخله مجلد فرعي للإيرادات والمصروفات.

الفكرة هنا، أن هذه ستؤدي دور الأرشيف لمستنداتك المالية ليسهل عليك الرجوع إليها متى ما أردت.

الآلية تختلف، ولكن الهدف واحد

ربما يكون القالب بسيطاً (ملف الإكسل) وربما تقول إن هذه المقالة مخصصة للفرق الصغيرة أو الأفراد، وليس لمن لديه منشأة قائمة. على العكس تماما، الآلية قد تختلف، لكن الهدف لم يتغير. عليك وضع خطة مالية يقودها هدف طموح. الشركات الكبرى والحكومات تقوم على وضع خطط مالية تعمد على تنفيذها. أنت عليك فعل الشيء نفسه. وإلا ستعمل من أجل العمل، وليس من أجل بلوغ هدف تطمح له.

ابدأ بالعمل على خطتك المالية، ابتداءً من هدفك السنوي ثم بالأهداف الشهرية التي تساعدك في تحقيق ذلك الهدف. راجع أداء الإيرادات مع المصروفات بتلك المقدرة والفعلية وحاول تحليل أسباب الفرق.

هناك المزيد من المقالات في الفهرس بانتظارك، مثل التخطيط المالي القائم على المحركات.

غلاف المقالة من عمل Tax Credits