إدارة المهام من الأمور الصعبة على أي شخص وخصوصا الريادي. وتزداد صعوبتها إذا لم تعمل على وضع نظام صارم لك في كيفية إضافة والعمل على إنجاز المهام. وهنا يأتي دور مبدأ أرخميدس.
أرخميدس عالم يوناني اشتهر بالعديد من الأعمال ومن ضمنها مبدأ الإزاحة، والتي تدور أحداثها:

“بأن ملك سيراكوس شك في أن الصائغ الذي صنع له التاج قد غشه، حيث أدخل في التاج نحاس بدلاً من الذهب الخالص، وطلب من أرخميدس أن يبحث له في هذا الموضوع بدون إتلاف التاج. وعندما كان يغتسل في حمام عام، لاحظ أن منسوب الماء ارتفع عندما انغمس في الماء، وأن للماء دفع على جسمه من أسفل إلى أعلى، فخرج في الشارع يجري ويصيح (أوريكا، أوريكا)؛ أي وجدتها..وجدتها، لأنه تحقق من أن هذا الاكتشاف سيحل معضلة التاج. وقد تحقق أرخميدس من أن جسده أصبح أخف وزناً عندما نزل في الماء، وأن الانخفاض في وزنه يساوي وزن الماء المزاح الذي أزاحه، وتحقق أيضا من أن حجم الماء المزاح يساوي حجم الجسم المغمور. وعندئذ تيقن من إمكانية أن يعرف مكونات التاج دون أن يتلفه؛ وذلك بغمره في الماء، فحجم الماء المزاح بغمر التاج فيه لا بد أن يساوي نفس حجم الماء المزاح بغمر وزن ذهب خالص مساو لوزن التاج. وكانت النتيجة: أن الصائغ فقد رأسه بهذه النظرية. ووضع أرخميدس قاعدته الشهيرة المسماة قاعدة أرخميدس، والتي بني عليها قاعدة الطفو فيما بعد.” المصدر.

أجد مبدأ أرخميدس للإزاحة مناسباً لفهم إدارة المهام، على الرغم من أنه ليس له علاقة بإدارة المهام في الظاهر. وهي فلسفة اتبعها شخصياً. دعني أشاركها معك.

البعض يضيف العديد من المهام، ويعتقد بأنه قادر على تنظيم وقته مع هذه المهام الجديدة. وبمساعدة التقنية من خدمات وتطبيقات يمكنه تحقيق ذلك بكفاءة. ولحدٍ ما، بعضنا يمكنه ذلك. ولكن لأي حد تتوقف عن إضافة المزيد من المهام؟

هذه هي المشكلة التي تصيب البعض، وتؤدي بهم للإرهاق البدني والذهني والتشتت. والسبب وراء ذلك بأنه لا يعرف متى يتوقف ويظن أنه قادر على إضافة والعمل على المزيد والمزيد من تلك المهام. بالرغم من أن النفس البشرية طاقتها محدودة. صحيح قد تختلف من شخص لآخر، ولكنها في نهاية الأمر محدودة.

لذلك، بكل بساطة تذكر مبدأ أرخميدس للإزاحة. لا تضيف عملاً على جدولك إلا بعد الانتهاء أو إزالة عمل من جدولك الحالي مساوي للجهد الذي سوف تبذله لتلك المهمة الجديدة. لأن هناك سوء فهم بين الإنتاجية والانشغال.

الإنتاجية هي مقياس كفاءة الشخص لتحويل المدخلات إلى مخرجات مفيدة (المصدر). على عكس الانشغال. فالشخص المنتج يدرك أهمية الوقت وأهمية ترتيب الأولويات وهل إضافة المزيد من المهام سوف تضر بالمخرجات المنتجة للمهام الأخرى أو لا. لذلك الشخص المنتج لا يزحم جدوله بالمهام الكثيرة فقط للإحساس بأن وقته مليء بأمور يعمل عليها. المهم ليس الانشغال بل الإنتاجية. وهذه الإنتاجية لا تأتي إلا بعد تطبيق نظام مثل مبدأ الإزاحة لإدارة مهامك.

عندما تجد نفسك أمام طلب من شخص أو تريد تبدأ عملاً، ولكن في قرارة نفسك تدرك أنها ستشكل حملاً ثقيلاً عليك، وليس بمقدورك تحملها عليك قول (لا). أدرك أنه من صعب قول (لا) سواء للأفراد أو لقبول المهام، ولكنها مهارة عليك إتقانها إذا أردت أن تحافظ على إنتاجية حياتك. أيضا عليك مراجعة جدول مهامك بصفة روتينية. قبل إضافة أي مهمة على جدولك. وإذا تشعر بأن جدولك مزدحم. راجع المهام التي تقوم بها وحاول التقليل منها من خلال تأجيلها لوقت لاحق، توكيلها لشخص آخر أو حذف غير المهمة.

تذكر، أن الهدف من إدارة المهام ليس لإضافة المزيد من المهام للشعور بالإنشغال بل لإزاحتها للوصول للإنتاجية.

وإذا تريد أن تعرف خدمة قائمة المهام التي استخدم فهي خدمة Todoist.

صورة غلاف المقالة من عمل MattysFlicks