في عالم الأعمال المتسارع، يتطلب البقاء في المقدمة استراتيجية فعالة تسمح بالتكيف السريع مع التغييرات. ومن خلال خبرتي في هذا المجال، أقدم لك آلية عمل تحقق لك المرونة في التكيف مع التغيرات، الانضباط في التنفيذ والمتابعة، والربط بين الرؤية طويلة الأمد والأنشطة الأسبوعية. تسمح لك هذه الطريقة الفريدة بتحقيق التوازن بين الأهداف الطموحة والتنفيذ العملي، مما يوفر فرصة للمنشآت لتحقيق نجاح مستدام. في هذه المقالة سأشرح لك بشكل تفصيلي وعملي دورة الأداء الاستراتيجي المرن، والتي ستحدث فرقًا حقيقيًا في تحقيق النجاح الاستراتيجي لمنشأتكم في 90 يومًا.
ما هي دورة الأداء الاستراتيجي المرن؟
هي دورة أداء استراتيجي مدتها 90 يومًا تُستخدم لربط رؤيتك طويلة الأمد بالأنشطة الأسبوعية. كل دورة مدتها 90 يومًا، تحدد تركيزك لتلك الدورة، وتراجع النتائج شهريًا، ثم تراجع وتجدد خطتك في نهاية كل دورة. هذا بدوره يساعدك على التكيف والتغيير مع الحفاظ على التوافق مع رؤيتك طويلة الأمد لتحصل على الانضباط الاستراتيجي والتنفيذي مع المحافظة على المرونة. وبهذا تحقق ما تملكه الشركات الكبرى من أداء وتنفيذ إستراتيجي مُحكم مع المرونة التي تنعم بها الشركات الناشئة.
لماذا 90 يوم؟
تعتبر فترة 90 يومًا مدة كافية لتحقيق تقدم ملموس، دون أن تكون طويلة لدرجة تفقد فيها الفرق الدافع والتركيز. توفر هذه الفترة الزمنية فرصة لتقييم الأداء وإجراء التعديلات اللازمة، بينما تحافظ على الحافز نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
ملاحظات مهمة عن دورة الأداء الاستراتيجي المرن:
- تحديد الفترة الزمنية: يجب تحديد مدة الدورة التي تناسب احتياج المنشأة. عادةً (والأفضل) أن تستمر لمدة 90 يومًا، ولكن يمكن تعديل ذلك وفقًا للظروف والأهداف المحددة.
- تحديد التركيز الربع سنوي: يجب تحديد التركيز الاستراتيجي الرئيسي للدورة. يمكن أن يكون ذلك تحسين العمليات، أو زيادة حصة السوق، أو تطوير منتج جديد، أو أي هدف استراتيجي يخدم رؤية المنشأة.
- مراجعة النتائج: يجب أن يتم مراجعة تقدم وقياس النتائج على مدار الشهور الثلاثة. يمكن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس تحقيق الأهداف وتعيين معايير للنجاح.
- تعديل الخطة: استنادًا إلى نتائج المراجعة، يجب تحديث وتعديل خطة الدورة للمضي قدمًا. يمكن أن تشمل هذه التغييرات تعديل الأهداف أو إعادة توزيع الموارد أو تغيير استراتيجيات التسويق.
- متابعة التقدم: يجب أن يقوم أعضاء الفريق وقادة المنشأة بمتابعة تقدم الدورة وتقييم النتائج بانتظام. تعزز هذه المتابعة المستمرة الالتزام والمشاركة وتمكن من جعل التعديلات اللازمة عند الحاجة.
هناك ثلاثة أنواع من الاجتماعات (واجتماع اختياري واحد) في دورة الأداء الاستراتيجي المرن
تعتبر الاجتماعات أداة حاسمة للحفاظ على تركيز الفريق وتوجيهه نحو تحقيق النتائج المرجوة. هناك ثلاثة أنواع من الاجتماعات الأساسية، بالإضافة إلى اجتماع اختياري، والتي تساهم كلٌ منها في إنجاز مهمة محددة.
تحديد الأولويات على مستوى المنشأة للعام السنوي
هذا النوع من الاجتماعات يُجرى مرة واحدة في العام، ويهدف إلى تحديد الأولويات الرئيسية للمنشأة خلال العام السنوي (للبعض قد تكون ثلاث سنوات تتجدد مع كل مراجعة سنوية). يجتمع فيه أعضاء الفريق التنفيذي لمناقشة الأهداف الكبيرة ووضع خطة العمل الاستراتيجية. يمكن لهذا الاجتماع أن يمتد لعدة أيام، ويجب أن يتم تخصيص وقت كافٍ لمناقشة جميع الجوانب المهمة وضمان وضوح الرؤية والتوجيه. هذا النوع من الاجتماع معتاد ومتعارف عليه في التخطيط السنوي.
نصيحة مهمة: قم بتحضير جدول أعمال مفصل يحدد المواضيع التي ستطرح في كل يوم من أيام الاجتماع. قد يكون من المفيد أيضًا تحديد أوقات للعمل الفردي بعيدًا عن الاجتماع لتمكين الفريق من التفكير العميق وإعداد مسودات مبدئية للخطة الاستراتيجية.
المراجعة الربع السنوية وتحديثها
تعتبر المراجعة الربع السنوية واحدة من أنواع الاجتماعات المستخدمة لتحديث الخطة الاستراتيجية للمنشأة ومراجعة التقدم المحرز في تحقيق الأهداف. تُعقد هذه المراجعة كل ثلاثة أشهر تقريبًا، وتضم جميع أعضاء الفريق التنفيذي ورؤساء الأقسام المختلفة.
نصيحة مهمة: قم بتقديم تحديث شامل للخطة الاستراتيجية وتحليل النتائج المتحققة حتى الآن. قدم تحديثًا مفصلاً حول تقدم كل فريق عمل في تحقيق أهدافهم وتحقق المؤشرات الرئيسية للأداء. الشفافية في تقديم المعلومات والتأكيد على أهمية العمل الجماعي والتعاون لتحقيق النجاح المشترك.
مراجعات شهرية للأداء
تُعقد مراجعات الأداء الشهرية لمتابعة تقدم الفريق في تحقيق الأهداف وتعديل الخطط وفقًا للتغيرات المستجدة. يجتمع فيها فريق العمل مع مديرهم المباشر لمراجعة التقدم والتحدث عن أي تحديات أو مشاكل يمكن أن تؤثر في أدائهم.
نصيحة مهمة: أحصل على معلومات مفصلة من الفريق حول التقدم المحرز وتحديد العراقيل التي يواجهون. حاول أن تكون استراتيجيًا في نقاشك وضمن خطة العمل المقترحة للشهر. استمع إلى أفكار الأعضاء وشجعهم على المشاركة الفعّالة وتقديم الاقتراحات التي قد تساهم في التحسين المستمر.
مراجعات أسبوعية لمؤشرات الأداء الرئيسية (اجتماع اختياري)
هذا النوع من الاجتماعات اختياري، ويتعلق بمتابعة المؤشرات الرئيسية للأداء على أساس أسبوعي. يُعقد هذا الاجتماع لمدة ساعة إلى ساعتين، ويشارك فيه أعضاء الفريق المعنيين بكل مؤشر. يستخدم هذا الاجتماع لمراقبة التقدم الأسبوعي والتفاعل السريع للتعامل مع أي تحديات تنشأ.
نصيحة مهمة: استخدم هذا الاجتماع لتعزيز التعاون وتبادل المعلومات بين أفراد الفريق. قدم تحديثًا سريعًا حول المؤشرات واطلب من الأعضاء المشاركة في بحث الحلول وتبادل الأفكار. كن مرنًا في تحديد مخرجات هذا الاجتماع واضبطها وفقًا لاحتياجات الفريق وتقدم المشروع. على سبيل المثال، يوم الأحد (أول أيام أسبوع العمل) يتم من خلالها مراجعة أداء الأسبوع الماضي. يتم مناقشة أداء الأهداف من خلال مؤشرات الأداء المرتبطة بالهدف (KPI). فقط يتم مراجعة تلك المؤشرات التي يمكن متابعتها بشكل أسبوعي، هناك مؤشرات من غير المجدي مناقشتها أسبوعيًا لذلك خصص لها الوقت في المراجعة الشهرية.
في جميع هذه الاجتماعات يجب أن تكون واضحاً في الأجندة التي سيتم مناقشتها. وأن يكون هناك شخص مخصص لتدوين ما تم مناقشته، وما هي الأعمال التي يجب القيام بها، ومن هو المسؤول عن إنجاز تلك الأعمال مع تحديد متى؟ وما هي المخرجات المتوقعة والتي تحدد مدى نجاح أو فشل إنجاز تلك الأعمال. الشخص الذي يقوم بالتدوين لاحقًا يشارك ما تم تدوينه مع الأطراف المعنيين. ليتم مراجعة التقدم في الاجتماع القادم أولاً.
على المستوى التنفيذي يجب أن يكون هناك شخص مسؤول عن أداء ومتابعة تحديث مؤشر الأداء الرئيسية التي يتابعها الفريق التنفيذي. ذلك الشخص هو من يقدم التقرير عن المؤشر وتأثيره على الهدف.
كل متحدث يتحدث عن:
- أداء الهدف من خلال أداء المؤشر المرتبط به خلال الأسبوع الماضي. ومجملاً من بداية السنة إلى الآن.
- وما هي الأعمال التي يجب القيام خلال الأسبوع. ربما ليس هناك عمل جديد أو مختلف، وستسمر بالعمل كما فعلت في الأسابيع الماضية، وهذا لا بأس به إذا كان المؤشر في وضع صحي مقارنة بالهدف.
المراجعة الأسبوعية قصيرة، لا تجعلها طويلة بمناقشة أمور جانبية. إذا جعلت كل متحدث فقط يتحدث عن مؤشر هو مسؤول عنه بالحديث عن النقطتين السابقتين ستجعل الاجتماع عملياً وقصيراً.
إعداد دورة الأداء الاستراتيجي المرن
الصورة بالأسفل توضح دورة الأداء الاستراتيجي المرن من مرحلة التخطيط السنوي إلى العمل على الربع القادم (الربع الأول) وما يتضمنه من مراجعات أسبوعية وشهرية إلى بداية الربع التالي (الربع الثاني) وتكرار الخطوات.
تحديد الأولويات الاستراتيجية السنوية على مستوى الشركة
ففي الاجتماع السنوي التقليدي يتم تحديد الأولويات الاستراتيجية أو الأهداف للشركة بأسرها، مع التركيز على الرؤية طويلة الأمد (3 سنوات تقريبًا). مراجعة الأداء السنوي السابق وتحديث الخطط استنادًا إلى التقييم.
متى يجب أن تتم؟
يجب أن تتم قبل بداية السنة الجديدة. في الغالب الأشهر الأخيرة من السنة الحالية.
من يجب أن يقوم بها؟
يجب أن يشارك في هذه العملية القيادة العليا بالشركة بما في ذلك الرؤساء التنفيذيون والمدراء الاستراتيجيون ورؤساء الإدارات وغيرهم من الموظفين العاملين على إعداد وتنفيذ الخطة. يمكن أيضًا دعوة بعض الشركاء الرئيسيين والمستثمرين إذا كان ذلك مناسبًا.
كيفية العمل عليها؟
- تحليل الأداء السابق: مراجعة الأهداف والنتائج التي تم تحقيقها في السنة السابقة، وتحليل النجاحات والتحديات.
- تحديد الرؤية والأهداف: التأكد من وضوح الرؤية والمهمة، وتحديد الأهداف الاستراتيجية للسنة القادمة.
- التخطيط المالي: تحديد الميزانية والتوقعات المالية بناءً على الأهداف الاستراتيجية.
- تحليل الفرص والتحديات: تحليل الفرص والتحديات المحتملة في السوق وتحديد كيفية مواجهتها.
- تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): تحديد المؤشرات التي ستستخدم لقياس الأداء نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
كيف نستفيد من مخرجاتها؟
- نقل الأهداف الاستراتيجية: تحويل الأهداف الاستراتيجية السنوية إلى أهداف فصلية تنفيذية.
- المراجعة المستمرة: استخدام الأهداف والمؤشرات الرئيسية المحددة كأساس لمراجعة الأداء الفصلي.
- تحديث الخطط: استنادًا إلى النتائج والتحليلات، تحديث الخطط والأهداف حسب الحاجة لضمان البقاء على الطريق الصحيح نحو تحقيق الرؤية الاستراتيجية.
مراجعات وتحديثات ربع السنة
اجتماعات تقييمية ربع سنوية لمراجعة الأداء وتحديد التركيز للـ 90 يومًا القادمة. للتأكد من تحقيق التوازن بين الأهداف قصيرة وطويلة الأمد.
هذه الخطوة تمثل جزءاً مهماً من دورة الأداء الاستراتيجي المرن، حيث تجرى مراجعات على فترات ربع سنوية لتقييم الأداء وتحديث الخطط بناءً على النتائج التي تم تحقيقها والتغييرات في البيئة الأعمال.
متى يجب أن تتم؟
يجب أن تجري مراجعات وتحديثات ربع السنة في نهاية كل ربع سنة (في الغالب ستتم في الأسبوع الأول من الربع القادم)، وذلك لضمان مراجعة مستمرة للأداء والتخطيط المنهجي.
من يجب أن يقوم بها؟
يجب أن تشمل هذه المراجعات فريق القيادة الاستراتيجية، ورؤساء الإدارات، والمديرين التنفيذيين، وأي شخص آخر ذو صلة بالتخطيط والتنفيذ الاستراتيجي.
كيفية العمل عليها؟
- تحليل الأداء: مراجعة الأداء بناءً على المؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs) التي تم تحديدها في الخطوة السابقة.
- مراجعة الأهداف: مراجعة تقدم الأهداف الاستراتيجية وتحديد ما إذا كانت بحاجة إلى تعديل أو تحديث.
- جمع البيانات والملاحظات: جمع بيانات وملاحظات من الفرق لفهم التحديات والفرص.
- تحديث الخطط: تحديث الخطط الاستراتيجية والتكتيكية بناءً على المعلومات المجمعة والتحليلات.
كيف نستفيد من مخرجاتها؟
- تحديد الأولويات الشهرية: استخدام النتائج والمعلومات المكتسبة من المراجعة الربع سنوية لتحديد الأولويات الشهرية.
- توجيه الفرق: توجيه الفرق وتحديثهم حول الأهداف والخطط المحدثة لضمان التواصل والتنسيق بين الفرق المختلفة.
- تحديد الإجراءات الحاسمة: تحديد الإجراءات الحاسمة التي يجب اتخاذها لتحقيق الأهداف الربع سنوية والسنوية.
المراجعة الشهرية
اجتماعات مخصصة شهرياً لمراجعة أداء الأهداف والنتائج الرئيسية وتحديد الإجراءات الحاسمة للـ 30 يومًا القادمة. مع مراجعة المتغيرات الأساسية في أداء الأعمال واتخاذ القرارات اللازمة.
المراجعة الشهرية هي عملية تقييم دورية تهدف إلى مراجعة تقدم الأهداف والخطط التي تم تحديدها في الخطوات السابقة للربع الحالي. يتيح هذا التحقق فرصة لتحديد الإجراءات الحاسمة التي يجب اتخاذها لضمان تحقيق الأهداف الرئيسية.
متى يجب أن تتم؟
يجب أن تجري هذه العملية في نهاية كل شهر لضمان توجيه مستمر وتحديث للخطط بناءً على التقدم والتحديات التي واجهتها الفرق. من الأرجح أن تتم هذه المراجعة الشهرية في الأسبوع الأول من الشهر التالي؛ نظرًا لأن معظم البيانات لن يتم تحديثها حتى نهاية الشهر الحالي.
من يجب أن يقوم بها؟
يجب أن يشارك في هذه العملية القيادة الاستراتيجية، ورؤساء الإدارات، ومديري الفرق، بالإضافة إلى أي شخص آخر ذو صلة بالتخطيط والتنفيذ الاستراتيجي.
كيفية العمل عليها؟
- مراجعة الأداء: مراجعة الأداء بناءً على المؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs) وتحليل النتائج التي تم تحقيقها حتى الآن.
- تحديد الإجراءات الحاسمة: تحديد الإجراءات التي يجب اتخاذها لتحقيق الأهداف وتحسين الأداء.
- تحديث الخطط: تحديث الخطط الاستراتيجية والتكتيكية بناءً على البيانات والمعلومات الحديثة.
كيف نستفيد من مخرجاتها؟
- تحديد الأولويات الأسبوعية: استخدام نتائج المراجعة الشهرية لتحديد الأولويات الأسبوعية والإجراءات التي يجب اتخاذها للأسابيع القادمة.
- توجيه الفرق: توجيه الفرق حول الأولويات والإجراءات الحاسمة التي تم تحديدها خلال المراجعة الشهرية.
- مراقبة الأداء: استخدام مراجعات مؤشرات الأداء الأسبوعية لمراقبة الأداء بشكل أكثر تكرارًا وتحديث الإجراءات والخطط بناءً على الحاجة.
المراجعة الأسبوعية (اختياري)
المراجعة الأسبوعية هي جلسات تقييمية تجرى بشكل أسبوعي لمراقبة وتحليل أداء الشركة بناءً على المؤشرات المحددة مسبقًا.
متى يجب أن تتم؟
يجب أن تجرى هذه المراجعات بشكل أسبوعي في يوم ووقت محدد مسبقًا لضمان الاستمرارية والتقييم المنهجي. مثلاً، يوم الأحد.
من يجب أن يقوم بها؟
يجب أن يشارك في هذه المراجعات المديرين التنفيذيين، ومدراء الإدارات مع أقسامهم، ومديرو الفرق، والأشخاص الذين يعملون مباشرة على تحقيق الأهداف المتعلقة بالمؤشرات الرئيسية للأداء.
كيفية العمل عليها؟
- جمع البيانات: جمع بيانات الأداء الخاصة بالمؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs) من الفرق، الأقسام والإدارات ذات الصلة.
- تحليل الأداء: تحليل البيانات لفهم الأداء الحالي ومقارنته بالأهداف المحددة.
- تحديد القضايا والتحديات: تحديد أي قضايا أو تحديات تواجه الشركة في تحقيق أهدافها.
- تطوير الإجراءات التصحيحية: تطوير وتوجيه الإجراءات التصحيحية اللازمة لتحسين الأداء.
كيف نستفيد من مخرجاتها؟
- الاستجابة السريعة: توفير فرصة للاستجابة بسرعة لأي تحديات أو قضايا تظهر.
- تحديث الخطط: تحديث الخطط والأهداف بناءً على الأداء الحالي والتحديات التي تم التعرف عليها.
- تحسين التواصل: تحسين التواصل والتعاون بين الفرق من خلال مناقشة الأداء وتحديد الخطوات التالية.
تقييم ومراجعة دورة الأداء الاستراتيجي المرن الربعية
أجد من المفيد فصل مراجعة الربع إلى جلستين ما بين مراجعة الأداء ومراجعة العمليات والإجراءات.
جلسة مراجعة الأداء
في هذه الجلسة، يتم استعراض الأداء الكلي للمنشأة خلال الربع السابق. يشمل ذلك تحليل المؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs)، ومقارنة الأهداف المحددة مع النتائج الفعلية، وتحديد النجاحات والتحديات. يتم أيضًا تقديم توصيات لتحسين الأداء في الربع القادم، وذلك بناءً على التحليلات والتعليمات من الربع السابق.
ومراجعة التغييرات البيئية الخارجية من خلال استخدام أدوات التحليل SWOT وPESTLE، بالإضافة إلى مراجعة نموذج العمل التجاري في هذه الجلسة الربعية. لأنها بكل تأكيد ستؤثر في أهداف وخطط الربع القادم.
قالب لشرائح العرض التقديمي المقترحة في جلسة مراجعة الأداء:
في الغالب سيكون هناك جهة مسؤولة في جمع البيانات المتعلقة بمراجعة الدورة الربعية وتقديمها. وستكون من خلال شرائح عرض تقديمي. سأسلط الضوء على الشرائح المحتملة وما تتضمن. طبعًا بعد نهاية الجلسة سيتم مشاركة العرض التقديمي والرد على استفسارات من حضر بعد نهاية جلسة بعدة أيام.
قائمة الأعمال:
يجب تقديم الأعمال المعلقة من الدورة الربعية الماضية في بداية العرض التقديمي. يجب معالجة جميعها، ويجب تقديم النتائج ذات الصلة. يجب أن تكون الأعمال التي لا تزال قيد التقدم مُرتبة حسب التاريخ المتوقع للإنجاز.
مستجدات:
في هذه الشريحة تقوم بعرض التفاصيل المالية والتشغيلية البارزة التي حدثت خلال الربع. تشمل الأمثلة تحديثات المشروعات، وأنشطة الدمج والاستحواذ، وإدارة الأنشطة الكبرى المخطط لها وغير المخطط لها، والسلامة. يجب تقدير المستجدات ببيانات رقمية من خلال تأثير الأعمال (التوفير/تقليل التكلفة، الإيرادات المضافة، الموارد/المرونة المضافة) عندما يكون ذلك ممكنًا.
تحليل بيئة الأعمال:
تقدم في هذه الشريحة مؤشرات بيئة الأعمال الكلية المهمة، هذا يتيح للجمهور تكوين رأي حول كيفية أداء الأسواق المحددة خلال الفترة المبلغ عنها. مناقشة SWOT وPESTLE وتحليل نموذج العمل التجاري الحالي من الموضوعات الجيد طرحها هنا.
الأداء:
أ. الأداء المالي: مقارنة البيانات المالية (على سبيل المثال، المبيعات). سوف تقارن بين الفعلي والمخطط للربع الحالي والفعلي والمخطط للفترة حتى الآن للعام، الفعلي للربع الحالي مقارنة بالفعلي للربع السابق. المتوقع بنهاية العام مقارنة بخطة نهاية العام والفعلي للعام الماضي.
ب. بطاقة الأداء المتوازن (Business Scorecard – BSC): نظرة عامة على أداء بطاقة الأداء المتوازن وما تتضمن من مؤشرات الأداء الفعلي مقابل الخطة للفترة الحالية ولنهاية العام. إذا كانت هناك مؤشرات أداء رئيسية أخرى ترغب في معالجتها، هذا هو المكان المناسب لها. تريد تمثيلها بترميز الألوان أحمر، أصفر، وأخضر؛ على سبيل المثال، أقل من نسبة معينة ستظهر لونًا (أحمر، أصفر، أو أخضر).
الإجراءات والمسؤوليات:
ستستخدم مصفوفة RACI، وهي أداة تُستخدم لتوضيح المسؤوليات في أي مشروع أو عملية داخل الفريق أو المنشأة. اختصار RACI يأتي من الكلمات: Responsible, Accountable, Consulted, Informed، وكل حرف يُمثل نوعاً معيناً من المسؤولية:
- R – Responsible لـ المنفذ: هذا الشخص أو المجموعة المسؤولة عن إكمال مهمة معينة.
- A – Accountable لـ المسؤول: هذا الشخص يفوض المهام، ويتأكد من صحتها.
- C – Consulted لـ مستشار: هؤلاء الأشخاص يقدمون مدخلات وملاحظات لمهام المشروع الخاصة التي تؤثر مباشرة على مسؤولياتهم.
- I – Informed لـ مطلع: هؤلاء الأشخاص يتم إبلاغهم بالتقدم وإكمال المشروعات، ولكنهم ليسوا صانعي القرار المباشرين ضمن العملية. في الغالب، يتم تكليف هؤلاء لمناصب الإدارة.
تُعبأ مصفوفة RACI عادةً كجدول يُظهر المهام المُختلفة في الصفوف، والأشخاص أو الجهات المُعنيين في الأعمدة، ويتم وضع الحروف (R, A, C, I) في الخانات المُناسبة لتوضيح من يكون مسؤولًا عن ماذا.
الهدف من استخدام مصفوفة RACI هو توضيح المسؤوليات بشكل يُقلل من التداخل والتكرار، ويُسهل التنسيق والتواصل داخل الفريق أو المنشأة.
لبناء مصفوفة RACI بنجاح، يجب عليك اتباع خمس خطوات. في الخطوة الأولى، يجب عليك تحديد جميع الأدوار أو الأفراد، وفي الخطوة الثانية، تحديد المهام والنتائج ضمن الدورة. في الخطوة الثالثة، يجب عليك توزيع المهام على الأفراد أو الأدوار، وفي الخطوة الرابعة، مناقشة كل شيء مع الفريق قبل البدء. تحدث الخطوة الخامسة طوال الربع، في هذه الخطوة، يجب مراقبة المصفوفة باستمرار واستخدام الاستنتاجات للدمج في تخطيط مصفوفة RACI في مراجعة الربع القادم.
الجدول التالي يوضح المهام والأعضاء في مصفوفة RACI من خلال المثال التخيلي التالي.
الجدول يوضح الأدوار كما يلي:
- الرئيس التنفيذي (CEO) مسؤول عن مراجعة الأهداف والنمو والتوسع والخطة المستقبلية، ويُستشار في الدروس المستفادة.
- الرئيس التنفيذي للتقنية (CTO) هو المنفذ لمراجعة الأهداف والدروس المستفادة، ويُستشار في النمو والتوسع والخطة المستقبلية.
- الرئيس المالي (CFO) مسؤول عن تحليل الأرباح والنمو والتوسع، ويُستشار في مراجعة الأهداف.
- مدير المبيعات مسؤول عن الدروس المستفادة وهو المنفذ لتحليل الأرباح، النمو والتوسع والخطة المستقبلية، ويُستشار في مراجعة الأهداف.
- مدير المنتج هو المنفذ لمراجعة الأهداف والدروس المستفادة، ويُستشار في النمو والتوسع والخطة المستقبلية، ويُبلغ عن تحليل الأرباح.
هذا المثال الافتراضي يُعطي نظرة عامة عن كيفية توزيع المسؤوليات بين أعضاء الفريق التنفيذي خلال استعراض الأعمال الربع سنوي. تأكد من تكييف المصفوفة لتناسب احتياجات وظروف منشأتك الخاصة.
الملخص:
في هذه الشريحة يتم إيجاز العناصر الرئيسية للأداء التي تم التأكيد عليها طوال العرض التقديمي. يجب أيضًا أن يقدم نظرة نهائية على الأعمال لبقية العام ويسلط الضوء على المخاطر والتحديات الرئيسية التي قد تؤثر على الأعمال من تحقيق أهدافها في نهاية العام.
جلسة مراجعة العمليات والإجراءات
في هذه الجلسة، يتم التركيز على مراجعة وتحليل العمليات والإجراءات التي تم اتباعها خلال الربع السابق. يتم مناقشة ما كان فعالًا وما لم يكن كذلك وكيف يمكن تحسين العمليات لزيادة الكفاءة وتحقيق أفضل نتائج في المستقبل. يجب تشجيع المشاركة والتواصل بين أعضاء الفريق الإداري لضمان تحديد وتنفيذ تحسينات مستدامة في عمليات العمل.
قالب لشرائح العرض التقديمي المقترحة في جلسة مراجعة العمليات والإجراءات:
العوامل المساهمة في النجاح:
في شريحة “العوامل المساهمة في النجاح”، يتم استعراض العناصر والظروف التي ساعدت الفرق على تحقيق الأهداف والنتائج الرئيسية لهذا الربع. يُفضل تقديم أمثلة وبيانات توضح كيف ساهمت هذه العوامل في نجاح الفرق. يتم بعدها مناقشة هذه العوامل مع الفرق لفهم أفضل لما يعمل بشكل جيد.
العوامل المتسببة في الفشل:
بالنسبة لشريحة “العوامل المتسببة في الفشل”، يتم تحليل الأسباب التي قد تكون قد أثرت سلبًا في تحقيق الأهداف. يمكن استخدام نقاط بيانات وأمثلة للإيضاح. يهدف هذا الجزء إلى فتح حوار صريح حول التحديات والمشكلات التي واجهت الفرق.
الدروس المستفادة:
في شريحة “الدروس المستفادة”، يُركز على ما تم تعلمه من النجاحات والفشل خلال الربع. يُنصح بجمع وتقييم الأفكار والأساليب التي يُمكن تحسينها للربع القادم.
التعديلات المقترحة:
شريحة “التعديلات المقترحة” تحتوي على توصيات لتحسين عملية تنفيذ الأهداف بناءً على التجارب والتحليلات السابقة. يتم مناقشة هذه التوصيات مع الفرق ومرؤوسيهم للاتفاق على التعديلات التي ينبغي القيام بها.
الإجراءات والمسؤوليات:
أخيرًا، شريحة “الإجراءات والمسؤوليات” تستخدم مصفوفة RACI لتوضيح من هو مسؤول عن تنفيذ كل توصية، ومن يجب استشارتهم، ومن يجب إبلاغهم. هذه المصفوفة تساعد في توزيع المهام بشكل فعّال وتحديد الأدوار والمسؤوليات، كما وسبق تطرقت له.
ثلاث حالات للأهداف في دورة الأداء الاستراتيجي المرن
يشكل التقرير عن الأداء وتحديد أهداف الربع القادم جزءًا مهمًا من العملية. إن تحقيق التوازن بين إنهاء الهدف الحالي ووضع خطط مستقبلية قد يكون تحديًا صعبًا في بعض الأحيان. ولهذا هناك ثلاث حالات للأهداف بعد كل ربع: إغلاق الهدف الحالي، أو تمديده للربع القادم، أو إنشاء أهداف جديدة إن لزم الأمر.
إغلاق الهدف الحالي
في هذه الحالة تم الانتهاء من الهدف المخطط إنجازه في الربع أو ربما أصبح الهدف الحالي غير مجدي للاستمرار نظرًا للتغييرات في البيئة الخارجية مما توجب على الفريق إغلاق الهدف وإنشاء هدف جديد.
في التقرير عن الأداء يجب توضيح أسباب الإغلاق إما بسبب إنجاز الهدف أو أنه أصبح غير مجدي للاستمرار عليه. يتطلب ذلك تحليل البيانات، وقياس الإنجازات، وتقييم النتائج. يجب أن يكون التقرير مفصلًا وواضحًا، مع تسليط الضوء على النجاحات والتحديات التي واجهتها فرق العمل.
تمديد الهدف للربع القادم
يمكن تمديد الهدف للربع القادم. يعني ذلك تحديث للهدف وتوضيح أسباب التمديد. هذا يتطلب مرجعة الأداء وفهم الأسباب المحيطة بالتأجيل. وهل تم اكتشاف أنه من الصعب إنجاز الهدف في المراجعات الأسبوعية والشهرية أم في المراجعة الربعية بعد فوات الأوان.
وهل سبب التمديد يعود إلى فرض الهدف من الفريق التنفيذي من دون مراعاة أو مناقشة أو بيانات توضيحية من إمكانيات وموارد الفرق التي ستعمل على تنفيذ الهدف.
إنشاء أهداف جديدة إن لزم الأمر
قد يكون هناك حاجة إلى إنشاء أهداف جديدة إذا لزم الأمر. قد يتطلب التغيير في البيئة أو السوق وضع أهداف جديدة لمواجهة التحديات المستقبلية. يجب أن تكون هذه الأهداف متوافقة مع رؤية الشركة واستراتيجيتها العامة.
لضمان تحقيق الأهداف الجديدة، يجب توفير الموارد اللازمة، سواء كانت مادية أو بشرية. ينبغي أيضًا تحديد المسؤوليات وتوزيعها بين أعضاء الفريق. يجب أن يكون لدى الجميع فهمًا واضحًا للأهداف والطريقة التي سيتم بها تحقيقها.
فوائد دورة الأداء الاستراتيجي المرن
زيادة الفاعلية والإنتاجية في التنفيذ
خلال فترة زمنية محددة والسعي إلى تحقيق أهداف محددة. يمكنك تحديد التحديات وتجاوز العقبات بشكل سريع، مما يمكنك من زيادة فاعلية وإنتاجية فريقك في التنفيذ. كما أن طبيعة الدورة تعزز التركيز وتجنب تشتت الانتباه الذي يمكن أن يؤثر على الأداء.
تحقيق نتائج قابلة للقياس والتحقق منها بشكل دوري
يمكنك تحقيق نتائج قابلة للقياس. تتضمن العملية مجموعة من الخطوات المحددة التي تساعدك في تحديد الأهداف وتوزيع المهام وقياس التقدم بشكل منتظم. بفضل هذا النهج الهيكلي والمنظم، يمكنك تحقيق نتائج محسوسة والتحقق منها بشكل دوري للتأكد من التقدم المستمر نحو أهدافك.
تعزيز التنسيق والتفاعل بين الفرق والأفراد
يتعاون الفريق بشكل وثيق لتحقيق هدف محدد. تعمل الدورة بجميع مستويات المراجعة من أسبوعية، شهرية وربعية كأداة لتعزيز التفاعل والتنسيق بين الفرق والأفراد، وتوفر منصة للتواصل والتشاور المستمر.
في الختام
يُعد تطبيق مفهوم دورة الأداء الاستراتيجي المرن خطوة بارزة نحو تحقيق رؤية المنشأة وأهدافها الاستراتيجية. من خلال اتباع النهج المُقترح وتحديثه بما يتناسب مع احتياجات وتوجيهات المنشأة، يمكنك بناء نظام تقييم وتخطيط فعّال ومُحسن يخدم طموحات المنشأة ويدعم نجاحها المستدام.
التحدي الرئيسي في هذه العملية يكمن في القدرة على توفير رؤية واضحة ومُحدّدة للأداء الحالي مع الحفاظ على مرونة التخطيط لتحقيق أهداف المنشأة في المستقبل. من خلال التحليل الدقيق والتخطيط الاستراتيجي، يمكنك تحقيق توازن بين الأداء الحالي والأهداف المستقبلية بطريقة تعزز من قدرة المنشأة على النمو والتطور.
يعد التواصل الفعّال والتنسيق عنصرين حاسمين لنجاح هذه العملية، وتحقيق التناغم والتكامل داخل المنشأة حيث لا يمكن تحقيق النتائج المرجوة من خلال فرض نهج هيكلي من الأعلى إلى الأسفل فقط. يتطلب الأمر إشراك جميع أعضاء الفريق وتحفيز التفكير التشاركي لضمان تحقيق الأهداف المشتركة. الهدف من النهج المقترح هو تحقيق توازن بين توجيهات القيادة والتحفيز الذاتي للفرق لتحقيق أهداف المنشأة.
⭐ فائدة إضافية ⭐
إذا تسعى لتحضير وتهيئة فريقك للنجاح في تطبيق ما ذكرت في المقالة، فإن كتاب العبور يمثل مصدراً مفيداً للغاية يمكن الاعتماد عليه. الكتاب ليس مجرد مجموعة من المعلومات، بل يشكل جزءًا من نظام شامل للتطوير الذاتي والجماعي. الكتاب يتضمن ثلاث مراحل:
في المرحلة الأولى، “الإدراك”، يساعد الكتاب القارئ على فهم نقاط القوة والضعف لديه، وكيف يمكن تحسين الأداء الذاتي من خلال الوعي الذاتي.
المرحلة الثانية، “النهوض”، تُقدم للقارئ فرصة لتجاوز العقبات والتحديات بكفاءة من خلال منظومة عمل أسميها “المغامرة”، وهي إطار عمل مشابه لما ذكرت في المقالة؛ وبهذا تكون أعددت الفريق على المستوى الشخصي مما سيسهل عليهم تطبيق دورة الأداء الاستراتيجي المرن في 90 يومًا.
أما المرحلة الثالثة، “الارتقاء”، فهي تُفتح الأفق للقارئ لاكتشاف جوانب جديدة لا يُمكنه أن يتوقعها. هذه المرحلة تُعنى بتحفيز الطموح والشغف للتفوق والنجاح.
بهذا الشكل، كتاب العبور يُصبح مصدر للتطوير الشخصي يمكن للفرد الاعتماد عليه في تحقيق التميز، ومن ثم يُسهم في تعزيز جودة الأداء داخل المنشأة.
✅ قم باقتناء كتاب العبور لفريقك وساعدهم ليساعدوك. معلومات أكثر عن الكتاب وكيف يمكنك الحصول عليه من خلال صفحة كتاب العبور على المدونة.
المزيد من المقالات تنتظرك في صفحة الفهرس
