كيف يمكن لمؤسسي الشركات الناشئة تحسين التخطيط والميزانية؟ يعتبر التخطيط والميزانية من الجوانب الأساسية لإدارة الأعمال بشكل فعال. ومع ذلك، فإن تخطيط الميزانية ليس مهمة سهلة، خاصةً عندما يتعلق الأمر بمؤسسات صغيرة في بداية طريقها. في هذا المقال، سنناقش ما هو التخطيط القائم على المحركات (Driver-Based Planning)، وكيف يمكن لمؤسسي الشركات الناشئة تطبيقها لتحسين آلية التخطيط والميزانية.

أكبر خطأ يقع فيه رواد الشركات الناشئة في التخطيط المالي

قبل الحديث عن التخطيط القائم على المحركات (Driver-Based Planning)، دعني أوضح لك أكبر خطأ يقع فيه الكثير من رواد الأعمال عند إعداد توقعات خطتهم المالية سواء للمستثمرين أو للخطة التشغيلية.

الإيرادات، هي إجمالي دخل المبيعات، وستكون البداية للكثير عند إعداد الخطة المالية سواء للمستثمرين أو عند تجهيز الخطة التشغيلية. وفي العادة ستكون رقماً تطمح له؛ ومن ثم تضرب ذلك الرقم بنسبة تزيد من إيراداتك السنوية. هذه الطريقة غير مفيدة، وإذا في مناقشاتك مع المستثمرين قبلوا بهذه الطريقة، وكان محور نقاشهم معك عن النسبة، فللأسف لم يساعدوك إطلاقا. حتى وإن كانت النسبة مبنية عن توقعات مقبول بها في السوق الذي ستعمل فيه. لأنه لا يعني بالضرورة أنها تناسبك أو تفيدك في تحديد احتياجاتك من الموارد. هناك طرق أفضل للوصول لرقم الإيرادات بدل من ضرب الإيرادات بنسبة.

الطريقة الأفضل من النسبة، هو تجزئة الإيرادات إلى أجزائها. مثلًا، الإيرادات في أبسط صورها عبارة عن:

الإيرادات = سعر بيع السلعة أو الخدمة (ضرب) الكمية المباعة

بهذه الطريقة عندما تريد أن تحقق إيرادات (مثلًا، 10,000,000 سنوية) يمكنك مناقشة هذا الرقم مع فريقك الإداري ومستشاريك من خلال الطرق التالية:

• زيادة (سعر بيع السلعة أو الخدمة) التي تقدم.
• زيادة (الكميات المباعة) التي تقدم.
• أو ربما زيادة كلاهما (سعر بيع السلعة أو الخدمة) و (الكميات المباعة).

على الرغم من هذه الطريقة أفضل من النسبة، حيث أصبح لديك طريق واضح نحو تحقيق الإيرادات التي تطمح لها من خلال تجزئة إيرادات نموذج العمل التجاري لمشروعك. مازالت هناك مشكلة.

زيادة السعر لا يتطلب الكثير من الجهد، ولكن إذا تريد زيادة الكميات المباعة، كيف يمكنك تحقيق ذلك؟ وما هي نتائج تلك القرار على التكاليف؟

ومن هذا السؤال نصل لما اعتبره الطريقة الأفضل لك كرائد أعمال عندما تقدم خطتك المالية وإيراداتك المتوقعة للمستثمرين أو لمجلس الإدارة للموافقة على الخطة التشغيلية وهي التخطيط القائم على المحركات.

ما هو التخطيط القائم على المحركات؟

التخطيط القائم على المحركات هو منهجية في التخطيط والميزانية تستند إلى مجموعة من العوامل التي تؤثر في أداء الشركة، وتعرف باسم المحركات. وتهدف هذه الطريقة إلى تحليل كيفية تأثير هذه العوامل على أداء الشركة، وتحديد العوامل التي يجب التركيز عليها لتحقيق أهداف الشركة.

تشمل هذه العوامل المحركة مجموعة متنوعة من المتغيرات التي يمكن أن تؤثر في الأداء العام للشركة، وتشمل على سبيل المثال لا الحصر: الإيرادات، والتكاليف، والنمو، والحصة السوقية، والزيادة في الإنتاجية، والتحسينات في العمليات.

نحن سنركز على الإيرادات. لأنها الأساس في التخطيط المالي، والذي يجب أن يقود كل قراراتك.

تجزئة الإيرادات إلى أجزائها مفيداً لك في تحليل نموذج عملك التجاري. لكنها لا تساعدك في إجابة كيف يمكنك تزيد (خصوصًا الكميات المباعة). فمن الممكن أن تزيد الكميات من خلال التسويق، أو من خلال المبيعات أو كلاهما.

في أبسط صورها التخطيط القائم على المحركات للإيرادات ستكون من خلال المبيعات أو التسويق؛ لأنه من خلالها يمكنك زيادة الإيرادات. وبهذا إيراداتك مبنية على محركات، وهذه المحركات بوضوح ستساعدك في وضع خطة تشغيلية وأهداف واضحة لجميع الإدارات المعنية في الشركة.

التسويق والمبيعات تكاليف. ولربطهما بكفاءة مع الإيرادات ستحدد مؤشرات أداء. هذه المؤشرات ستساعدك في تحديد هل تكاليف التسويق والمبيعات مجدية في تحقيق أهداف الإيرادات أو لا. وأيضًا، ستساعدك في التحقق من جدوى توقعاتك وهل هي منطقية أو لا.

على سبيل المثال، في التسويق ستستخدم تكلفة استقطاب عميل (Customer Acquisition Cost) كمؤشر أداء على كفاءة محرك التسويق.

هناك استثناء واحد، محرك واحد لا يصنف من ضمن التكاليف، الزيارات المجانية (Organic Traffic). ربما كان الزائر يبحث عن محتوى وبالصدفة يصل إلى مدونتك، حساباتك الاجتماعية أو قناة اليوتيوب. أو ربما صديق له نصحه بتجربة الخدمة. بالنسبة للمحتوى، صحيح أن هناك تكلفة للمحتوى الذي قاد الزائر لموقعك، ولكن لا يمكن ربطه بشكل مباشر. ليس مثل الحملات التسويقية أو ما يقوم به فريق المبيعات.

لذلك حتى وإن لم تستطع ربط الزيارات المجانية بشكل واضح ومباشر للإيرادات، هذا لا يعني أن تتجاهل وضع ميزانية للفريق المسؤول عن كتابة ونشر المحتوى. لذلك يمكن أن تضع توقعات بناء على بياناتك التاريخية، إذا لديك أو تتوقع بناء على بيانات المنافسين كم من هذه الزيارات المجانية ممكن أن تتحول إلى اشتراكات أو مبيعات؛ ومن ثم إلى إيرادات.

ربط مخطط نموذج العمل التجاري بالتخطيط القائم على المحركات

إذا تحتاج إلى معرفة المزيد عما هو مخطط نموذج العمل التجاري، هذا دليل شامل.

بشكل مبسط، مخطط نموذج العمل التجاري يتكون من تسعة أقسام تصف كيف المنشأة تحقق القيمة وتقدمها للجمهور وتستفيد منها.

(العلاقات مع العملاء والقنوات) ستمثل محركات التسويق والمبيعات التي تحقق لك (الإيرادات) وكما سبق وذكرت بأنهما (أنشطة رئيسية) إما أنت تقوم بها وهذا يتطلب (موارد رئيسية) أو أنك ستستعين (بشركاء رئيسيين) يقومون بها بالنيابة عنك. مهما كانت الآلية في نهاية الأمر هذه (تكاليف).

ربط نموذج مالي بالتخطيط القائم على المحركات

النمذجة المالية (Financial Modeling) هي عملية استخدام الأدوات والتقنيات لتحليل وتقدير النتائج المالية المتوقعة للمشاريع والاستثمارات. وتستخدم في صناعة القرارات المالية وإدارة المخاطر وتخطيط الموارد المالية.

في الغالب ستستخدم برنامج مثل إكسل (Excel) لتصميم نموذج مالي يقدر توقعاتك المالية بناء على المدخلات. وهذه المدخلات كما تعلمت الآن ستحركها المحركات والتي بدورها ستساعدك في تقدير الإيرادات والتكاليف الناجمة منها بشكل مرن ومنهجي.

لكن احذر من الآتي عند تصميم نموذج مشروعك المالي (وهذا ما أجد الكثير يقع فيه):

• الاعتقاد بأن النموذج المالي مجرد أداة تقدمها للمستثمرين للحصول على جولة استثمارية ومن ثم تتجاهلها.
• عدم تصميم النموذج المالي بناء على المحركات.
• إذا لديك معرفة بتصميم النماذج المالية أو تحب التفاصيل، قد تقع في دوامة تعقيد النموذج بالتفاصيل. كثرة التفاصيل ستعقد النموذج ومن النتائج السلبية لهذا التعقيد أنك ستتجاهل تحديث البيانات. ولذلك للتبسيط ستجد نفسك تستخدم في الغالب المتوسط الحسابي في الكثير من الافتراضات.
• العبرة ليست في تصميم نموذج مالي كامل ويتضمن تفاصيل نموذج عملك التجاري، بل في تصميم نموذج مالي مفيد وينفعك في اتخاذ القرارات ووضع الإستراتيجيات.
• عدم الواقعية في توقعاتك وافتراضاتك. التفاؤل سمة جيدة لقائد الشركة الناشئة ولكن هذا التفاؤل يجب ألا يعميك. ولهذا السبب أشدد على بناء نماذج مالية على المحركات لأنها ستساعدك في كشف هذا التفاؤل المضر.
• عدم وضع سيناريوهات مختلفة. ببساطة نموذجك المالي يجب على الأقل يتضمن 3 سيناريوهات (الأساس، المتفائل، المتشائم). الأساس مبني على توقعات نمو معتدلة وتدريجية، المتفائل مبني على توقعات نمو متسارعة، بينما المتشائم أقل من الأساس.
• عدم مناقشة النموذج المالي مع الأخرين وخصوصًا من سيطلب منهم تحقيق الأهداف، أنت بحاجة لرأيهم ومراجعتهم للتوقعات.

كيف يمكن استخدام التخطيط القائم على المحركات في تحسين عمليات التخطيط والميزانية؟

يمكن استخدام التخطيط القائم على المحركات لتحسين عمليات التخطيط والميزانية بطرق عدة، منها:

1. تحديد الأهداف الرئيسية: يمكن للشركات الناشئة استخدام التخطيط القائم على المحركات لتحديد الأهداف الرئيسية التي تريد تحقيقها، ومن ثم تحديد العوامل المحركة التي تؤثر في تحقيق تلك الأهداف.
2. تحديد العوامل الأساسية: يمكن استخدام التخطيط القائم على المحركات لتحديد العوامل الأساسية التي تؤثر على أداء الشركة، مثل الإيرادات والتكاليف. وبعد ذلك، يمكن للشركة تحليل كل عامل على حدة وتحديد كيف يؤثر على الأداء العام للشركة للوصول للمحركات المناسبة لها.
3. تحليل الأداء: باستخدام العوامل المحركة، يمكن للشركات الناشئة تحليل الأداء الحالي للشركة وتحديد نقاط القوة والضعف في عملياتها.
4. تحسين الخطط والميزانية: بعد تحديد العوامل المحركة وتحليل الأداء، يمكن للشركة تحسين خططها وميزانيتها بشكل أفضل لتحقيق أهدافها بشكل أكثر فعالية.

مزايا التخطيط القائم على المحركات

يوفر التخطيط القائم على المحركات العديد من المزايا للشركات الناشئة، بما في ذلك:

1. فهم أفضل لأداء الشركة: يساعد التخطيط القائم على المحركات على فهم أفضل لأداء الشركة والعوامل التي تؤثر فيه، مما يسمح للشركة باتخاذ الخطوات اللازمة لتحسين أدائها.
2. تحسين صنع القرار: يمكن للشركات الناشئة تحسين صنع القرار باستخدام التخطيط القائم على المحركات، حيث يتم تحليل البيانات بشكل أكثر دقة وموضوعية، ويمكن اتخاذ القرارات الأكثر فعالية بناءً على هذه البيانات.
3. التركيز على العوامل الرئيسية: يساعد التخطيط القائم على المحركات الشركات الناشئة على التركيز على العوامل الرئيسية التي تؤثر في أدائها بشكل مباشر، مما يسمح بتخصيص الموارد والجهود بشكل أفضل.
4. تحديد الاستثمارات الصحيحة: باستخدام التخطيط القائم على المحركات، يمكن للشركات الناشئة تحديد الاستثمارات الصحيحة التي تساعد على تحقيق أهدافها بشكل أفضل، وتجنب الاستثمارات غير الضرورية.

كيفية تطبيق التخطيط القائم على المحركات

حان الوقت لنتعمق بشكل مفصل في كيفية تطبيق التخطيط القائم على المحركات للشركات:

1. تحديد الأهداف: يجب على الشركة تحديد الأهداف التي تريد تحقيقها في فترة زمنية محددة. مثلًا وبشكل مبسط، زيادة الإيرادات في الربع القادم بنسبة 25%. بالطبع يمكنك أن تفصل أكثر، بأن تريد زيادة الإيرادات في الربع القادم بنسبة 25% من العملاء الحاليين. الآن، أنت سهلت لنفسك المهمة للخطوات القادمة.
2. تحديد المحركات: بناء على الأهداف ستحدد ما هي المحركات المناسبة والتي ستؤثر بشكل مباشر في تحقيق الأهداف. في المثال السابق، وكما سبق وأن تذكرت المبيعات والتسويق سيلعبان دوراً مهماً في تحريك الإيرادات. لاحظ بأننا لم نتعمق بالكيفية لأننا مازلنا بحاجة لجمع وتحليل البيانات.
3. جمع البيانات: يجب على الشركة جمع البيانات المتعلقة المهمة للهدف والمحركات مثل بيانات المبيعات وتقارير الأداء المالي وتحليلات السوق ونتائج الحملات التسويقية، أداء فرق المبيعات.
4. تحليل البيانات: بعد جمع البيانات، يجب على الشركة تحليلها بشكل دقيق وتفصيلي لتحديد العوامل الرئيسية التي تؤثر في أداء الشركة وتحقيق الأهداف المحددة والمحركات.
5. إنشاء نماذج مالية تتضمن المحركات: يجب على الشركة إنشاء نماذج مالية تضمن المحركات لتحليل تأثير العوامل السائدة على الأداء وتوقع النتائج المستقبلية. انتبه من الوقوع في خطأ التعقيد. عندما تقرر فريق المبيعات من الممكن أنك تريد أن تتعمق في تفاصيل فرق المبيعات، لا تفعل ذلك. على المستوى الحالي لك كقائد الشركة الناشئة هذه التفاصيل تهم مسؤول المبيعات ولكن أنت تريد صورة عامة. ولهذا ستجد نفسك تستخدم المتوسط الحسابي لتبسيط النموذج، وهذا لا بأس به.
6. المراجعة والمناقشة. الاجتماع والمناقشة مع أفراد فريقك الإداري لمراجعة توقعاتكم التي تم إضافتها في النموذج امالي وهل هي منطقية أم لا.
7. تحديث البيانات: يجب على الشركة تحديث البيانات بشكل دوري لتحديث تلك النماذج المالية ولضمان دقة البيانات. هذا التحديث يتضمن مراجعة توقعات النموذج.
8. تحديد الخطط الاستراتيجية: يجب على الشركة تحديد الخطط الاستراتيجية بناءً على نتائج تحليل البيانات وتوقع النتائج المستقبلية.
9. إعداد الميزانية: يجب على الشركة إعداد الميزانية بناءً على الخطط الإستراتيجية وتحديد الموارد المطلوبة لتنفيذ تلك الخطط.
10. تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية: يجب على الشركة تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس أداء الشركة وتقييم نجاح التخطيط القائم على المحركات.

تحديات التخطيط القائم على المحركات

على الرغم من فوائد التخطيط القائم على المحركات، إلا أن هناك بعض التحديات التي يمكن مواجهتها عند تطبيق هذا النوع من التخطيط. وتشمل هذه التحديات:

1. جمع البيانات: يمكن أن يكون جمع البيانات المطلوبة لتطبيق التخطيط القائم على المحركات تحديًا للشركة.
2. تحليل البيانات: قد يواجه المخططون صعوبة في تحليل البيانات بشكل دقيق وتفصيلي، خاصة إذا كانت الشركة تعتمد على بيانات كبيرة ومعقدة.
3. تحديد العوامل الرئيسية: يمكن أن يكون تحديد العوامل الرئيسية المؤثرة على الأداء تحدياً في بعض الأحيان، خاصة إذا كانت هذه العوامل متعددة ومتشابكة.
4. توفير الموارد: يمكن أن يحتاج التخطيط القائم على المحركات إلى توفير موارد إضافية، مثل أدوات التحليل والبرامج الخاصة، وهو ما يتطلب تكلفة إضافية.
5. تحديث البيانات: يجب على الشركة تحديث البيانات بشكل دوري للحفاظ على دقة النتائج وتحديث نماذج المالية المستندة على تلك المحركات بشكل مستمر، مما يتطلب جهدًا ووقتًا إضافيًا.
6. توفير الدعم اللازم: يجب على الشركة توفير الدعم اللازم لفريق التخطيط القائم على المحركات، مثل توفير التدريب والتوجيه والمساعدة في حل المشكلات المتعلقة بالتخطيط.

الاقتراحات والتوصيات

هذه بعض من الاقتراحات والتوصيات التي أقدمها لك من خلال تجربتي في التخطيط:

1. تحديد الأهداف الرئيسية والمؤشرات الرئيسية للأداء: يجب على الشركات تحديد الأهداف والمؤشرات الرئيسية للأداء بشكل واضح ودقيق، وذلك لتحديد العوامل الرئيسية التي تؤثر في الأداء وتحديد المحركات المناسبة لتحقيق هذه الأهداف.
2. استخدام أدوات التحليل المناسبة: يجب على الشركات استخدام الأدوات المناسبة لتحليل البيانات، مثل إكسل (كأحد أهم وأول الأدوات التي يجب على من يعمل في التخطيط وتحسين الأداء إتقانها) وهناك أدوات أخرى مثل Power BI وغيرهم من أدوات التحليل والمتابعة.
3. التركيز على العوامل الرئيسية: يجب على الشركات التركيز على العوامل الرئيسية التي تؤثر في الأداء، وذلك لتحديد المحركات المناسبة.
4. الاهتمام بالجدول الزمني: يجب على الشركات الاهتمام بتخطيط الأنشطة والمهام على جدول زمني واضح لجميع الأطراف المعنية، وذلك لتحديد الأولويات وتخصيص الموارد بشكل فعال، وتحقيق الأهداف بأسرع وقت ممكن.
5. العمل على تعزيز التواصل والتفاعل: يجب على الشركات تعزيز التواصل والتفاعل بين الأقسام المختلفة في الشركة، وذلك لتحقيق التنسيق والتعاون وتحقيق الأهداف بشكل أكثر فعالية.
6. الالتزام بالتقييم المستمر: يجب على الشركات الالتزام بالتقييم المستمر للأداء وتحديث الخطط والأهداف بناءً على النتائج، وذلك لتحسين الأداء وتحقيق الأهداف بشكل أكثر فعالية. وهذه ربما تكون على جدول زمني شهري أو ربعي.
7. الالتزام بالشفافية والمصداقية: يجب على الشركات الالتزام بالشفافية والمصداقية في تقديم البيانات والمعلومات، وذلك لتحقيق التعاون والثقة بين الأقسام المختلفة في الشركة، وتحقيق الأهداف بشكل أكثر فعالية.
8. الالتزام بالتعلم والتحسين المستمر: يجب على الشركات الالتزام بالتعلم والتحسين المستمر، وذلك لتحسين الأداء وتحقيق النجاح في المستقبل. ويجب تجنب توجيه الاتهامات، كقائد يجب عليك ترسيخ أهمية فكر التعلم من الأخطاء وتشجيع عقلية النمو (Growth mindset) والابتعاد عن العقلية الثابتة (Fixed Mindset).

في الختام

التخطيط القائم على المحركات (Driver-Based Planning) يمثل أسلوبًا فعالًا في إدارة الموارد وتحقيق الأهداف في الشركات الناشئة. يساعد هذا الأسلوب في تحديد العوامل الرئيسية التي تؤثر في الأداء وتحديد الأولويات وتخصيص الموارد بشكل أفضل، وبالتالي تحقيق الأهداف بأقل تكلفة ممكنة. كما يساعد على تعزيز التنسيق والتعاون بين الأقسام المختلفة في الشركة والحفاظ على الشفافية والمصداقية في تقديم البيانات والمعلومات. التخطيط القائم على المحركات يمثل أحد الأساليب الفعالة في إدارة الموارد وتحقيق الأهداف في الشركات الناشئة، ويمكن أن يساعدك في تحديد الأولويات وتخصيص الموارد بشكل أفضل، وتحقيق النجاح في المستقبل.

المزيد من المقالات تنتظرك في صفحة الفهرس

غلاف المقالة من عمل Liam Briese