Slack خدمة بسيطة، عملية و رائعة جداً لمساعدة افراد الفريق على التواصل و المناقشة مع بعض بإنتاجية عالية. فهي بعيدة عن كيفية عمل الخدمات المعقدة و رسائل البريد الإلكتروني الغير مجدية. في هذه المقالة سأشرح اهم عناصر الخدمة و بعض النصائح التي ستساعدك للاستفادة منها و التي استخدمها مع فريق العمل.

الخدمة متوفرة على جميع المنصات و هناك نسخ مخصصة للأجهزة المحمولة. توفر الخدمة باقة مجانية غير محدودة بعدد افراد الفريق.

كما ذكرت هي خدمة محادثة مخصصة للفرق لتعمل بدرجة عالية من الانتاجية و السرعة. و هذا يتضح من خلال تصميم الخدمة. هناك ايضاً ميزة البحث الرائعة التي تساعدك في ايجاد ما تبحث عنه و بسرعة من خلال خيارات الفلترة المضافة لميزة البحث. الخدمة يمكنك ربطها مع خدمات اخرى مثل: Dropbox, Google Drive , Trello , Github , IFTTT , Twitter و غيرهم الكثير (قائمة تلك الخدمات – الباقة المجانية تسمح لك بربط 5 خدمات فقط).

تحدثت في مقالة سابقة عن خدمة Trello لإدارة مشروعك بطريقة مبسطة و بصرية.

التسجيل و انشاء صفحة الفريق

ربما تجد نفسك تريد الانضمام لأكثر من فريق (مثال: ربما انت مرشد مشاريع و يتم دعوتك من فرق عدة لتساعدهم في مشاريعهم). أو تجد نفسك تنشئ اكثر من فريق (مثال: مطور أو مصمم وتعمل على عدة مشاريع مع عدة مجموعات أو افراد و لفصل كلاً على حده تقوم بإنشاء صفحة فريق لكل مشروع). مهما كان السبب. ما يميز Slack انه يمكنك إنشاء أو الانضمام لأي فريق باستخدام نفس البريد الإلكتروني. و أنا انصحك بشدة ان تفعل ذلك، لأنه سيسهل عليك لاحقاً الانتقال بسهولة للفرق التي انشأت أو منضم لها بضغطات بسيطة.

و الآن للتسجيل. توجه لموقع الخدمة Slack.com . ثم قم بتعبئة خانة البريد الإلكتروني (لا تنسى النصيحة المتعلقة باستخدام نفس البريد الإلكتروني)، اسم الشركة (ليس لديك شركة – استخدم اسم الفريق، على انك ستكرره لاحقاً و لكن هذا حل لمشكلة إذا ليس لديك اسم شركة). اضغط Sign up for free.

ستظهر لك صفحة مشابهة لتلك في الأسفل، تُظهر لك بريدك الإلكتروني و تطلب منك التوجه لبريدك و الضغط على رابط التفعيل المرسل لك من قبل الخدمة.

ستظهر لك الرسالة التالية، و ذلك بعد الضغط على رابط التفعيل المرسل لبريدك. اضغط على الزر الأخضر للتقدم.

في الصفحة التالية يطلب منك كتابة اسم لفريقك، ثم اضغط على Next.

كتابة رابط صفحة الفريق.

هذه خطوة مساعدة لتسريع دعوة و ايجاد فريقك من خلال دومين البريد الخاص بشركتك أو فريقك. إذا تستخدم بريد من خدمات مثل Gmail، ياهو أو هوتميل قم بإلغاء هذه الخيار قبل المتابعة.

خطوة كتابة بريد اعضاء الفريق لدعوتهم (يمكنك تخطيها).

ستختار الاسم الخاص بك الذي سيظهر امام جميع اعضاء الفريق.

كتابة كلمة المرور الخاصة بك و التي ستستخدمها بالإضافة لبريدك للدخول على صفحة الفريق.

شرح بعض مصطلحات الخدمة

الحسابات و المسؤوليات

Owner

من يُنشئ صفحة الفريق تلقائياً يمنح هذا الدور. و يمكنه ان يضيف آخرين لديهم نفس هذا الدور أو حذفهم من خلال:

https://my.slack.com/admin/settings

هذا الدور هو الأعلى من حيث الصلاحيات و ما يمكنه فعله لصفحة الفريق. من الدفع، الصلاحيات الأمنية و الإدارية.

Admin

من يملك هذا الدور يُعطى صلاحيات إدارية تشمل إدارة الأعضاء، القنوات و المجموعات الخاصة. و لكنها مُقيدة على سماح من لديه دور Owner بذلك أولاً. و لكن تلقائياً يمكنه ذلك إلا إذا غير ذلك من لديه دور Owner.

هو مثل Owner يمكنه متابعة العمل الإداري و الإشرافي من هنا:

https://my.slack.com/admin/settings

Member

كل من يضاف للفريق سيعطى هذه الدور تلقائياً ما لم يتم تغيير ذلك من قبل من لديه الصلاحيات بتغيير دور من يتم دعوتهم. إذا انت Member يمكنك المشاركة في كتابة الرسائل، الانضمام للقنوات، انشاء مجموعات خاصة، رفع الملفات و غيرها من الأمور مالم يتم تغيير ذلك.

Restricted و Guest

هذه حسابات تأتي مع الباقة المدفوعة و مخصصة اكثر من حيث الصلاحيات المقدمة لأفرادها و ما يمكنهم عمله.

لقراءة مفصلة عن الصلاحيات المتعلقة بكل دور يمكنك زيارة الصفحة المخصصة للحسابات و المسؤوليات.

نسخة التطبيق من خدمة Slack قد تكون ناقصة في بعض المميزات التي قد تجدني اتحدث عنها. لذلك انصحك بدخول نسخة الخدمة إما من خلال نسخة نظام ويندوز أو ماك التي قمت بتحميلها. أو الأفضل بالدخول من خلال المتصفح بواسطة رابط صفحة الفريق أو (https://my.slack.com) و الذي تلقائياً سيتعرف على اسم صفحة فريقك في حالة انك طلبت من Slack حفظ بيانات فريقك على المتصفح عندما سجلت بإستخدام ذلك المتصفح و إذا لم تفعل ذلك، سيطلب منك كتابته (اسم صفحة الفريق) بالإضافة لبيانات الدخول للمتابعة.

دعوة اعضاء الفريق

إذا لديك الصلاحية يمكنك دعوة افراد فريقك من خلال الرابط:

https://my.slack.com/admin/invites

Channels – القنوات

مساحات مخصصة للمناقشات المفتوحة لجميع افراد الفريق. جميع ما ينشر في تلك القنوات قابلة للبحث و الأرشفة من قبل جميع افراد الفريق. باستثناء من يتم اضافتهم للفريق بحساب ضيف (guest) أو مُقيد (restricted) هذان الحسابين فقط مع الباقة المدفوعة. مثلاً، ربما تود ان تضيف شخص للفريق لمساعدتكم في التصميم و لديكم قناة مخصصة للحديث عن هذا المجال، ممكن ان تضيفه لمشاهدة و مناقشة ما يدور فقط في هذه القناة من دون غيرها من قنوات الفريق الاخرى.

كم ذكرت، اي عضو من اعضاء الفريق (بخلاف الضيف و المُقيد) يمكنهم الانضمام من عدمه لأي قناة. تلقائياً Slack سيضيفك في قناتين مُعده مسبقاً تسمى general# (عام) random# (غير مصنف). يمكنك إضافة المزيد من القنوات كما تشاء و بحسب احتياجك.

مثلاً، ممكن ان تضيف قناة تطوير، تصميم، تسويق، مبيعات، خدمة عملاء و هكذا بحيث يكون النقاشات اكثر انتاجية. ايضاً، ممكن ان تستفيد من ميزة الربط بالخدمات الأخرى و تقوم بربط قناة بأحد تلك الخدمات على سبيل المثال، ممكن تربط خدمة Trello بأحد القنوات (التطوير) بحيث يتم نشر ما يتم هناك بهذه القناة. أو ربط تويتر أو احد خدمات خدمة العملاء بقناة خدمة العملاء بحيث يتم نشر و تحديث القناة بتحديثات تلك الخدمة.

عند كتابة رسالة تريدها ان تظهر في قناة محددة (مثلاً general#). تأكد أولاً بأنك في تلك القناة (general#) قبل نشر رسالتك. و عندما تشاهد القناة تظهر بتنسيق غامق مثل (marketing#)، كما هو مبين في الصورة بالأسفل، هذه دلالة بأن هناك نقاشات جديدة لم تشاهدها.

و لإرسال رسالة لجميع من يتابع قناة محددة. تأكد بأنك على تلك القناة أولاً و من ثم ابدأ بكتابة channel@ و بعدها تكتب رسالتك، سيرسل Slack تنبيه لجميع متابعين القناة برسالتك.

و لإرسال رسالة لجميع الفريق (لأنه ربما هناك افراد مشتركين بقناة عن اخرى) تأكد بأنك على قناة general# ثم اكتب everyone@ و بعدها تكتب رسالتك، سيرسل Slack تنبيه للجميع.

من الإعدادات التلقائية لخدمة Slack انه عندما تستخدم الأوامر @ التي سبق و ان ذكرت سيظهر لك تنبيه قبل ارسال رسالتك. كما هو موضح بالصورة بالأسفل.

Private Groups – المجموعات الخاصة

يمكنك استخدام المجموعات الخاصة للمناقشات ذات طبيعة اكثر حساسية، سرية أو محصورة لمجموعة من الفريق (هذه تظهر بوضوح مع الفرق التي عدد افرادها كثير).

المجموعة و محتواها مرئي و قابل للبحث فقط لأعضاء تلك المجموعة.

لإرسال رسالة لجميع افراد المجموعة تأكد بأنك على تلك المجموعة ثم اكتب group@ و بعدها تكتب رسالتك، سيرسل Slack تنبيه للجميع افراد المجموعة برسالتك.

الإعداد التلقائي لخدمة Slack يسمح لجميع افراد الفريق بإنشاء مجموعات خاصة. و التي تستطيع بعدها ان تضم افراد لها من خلال دعوتهم لها.

من انشئ صفحة الفريق لديه صلاحيات عديدة و منها إمكانية السماح لأفراد الفريق بإنشاء مجموعات خاصة أو لا ، و التي يمكنه تعديلها من هنا:

https://my.slack.com/admin/settings

Direct Messages – الرسائل الخاصة

مخصص لمحادثة فرد من افراد الفريق بحديث شخصي و خاص. هذه المحادثات فقط مرئية و قابلة للبحث لك و لمن تناقشت معه.

لبدء محادثة مع شخص يمكنك كتابة @ و بعدها تبدأ بكتابة اسمه أو تضغط عليه من خلال قسم Direct messages و التي تجدها اسفل قائمة القنوات.

ستجد في قائمة Direct Messages حساب بإسم Slackbot@ وهو مساعد آلي بسيط المهام تلقائياً مضاف لك من الخدمة (شرح اكثر لمهامه).

يمكنك الاستفادة منه بطرق مبتكرة مثل:

• إذا تريد كتابة قائمة مهام شخصية و التي يمكنك عملها بطريقة مبتكر بإستخدام ميزة Starred items في Slack. تقوم بكتابة رسالة و توجيها لحساب Slackbot@ ثم بعد ظهور الرسالة الضغط على النجمة لإضافتها لتلك القائمة. بدل من ازعاج الفريق بكتابة مهامك الشخصية على قناة مثل general# للجميع ليشاهدها. بذلك تكون كُتبت بصفة شخصية لا يشاهدها احد سواك.
• إذا تريد تجربة كيف ستبدو رسالة أو تنسيق محدد بدلاً من فعل ذلك امام الجميع اكتبه برسالة خاصة لحساب Slackbot@

و لإضافة رسالة منشورة سابقاً لرسالتك التي تود نشرها الآن (إذا كنت على نسخة المتصفح) قم بالضغط على زر الفأرة اليمين على تاريخ تلك الرسالة ونسخ رابطها لصندوق النشر كما هو موضح في الصورة.

إذا تريد جعل الرابط بسطر و الكتابة بسطر جديد اسفله أو فوقه على المتصفح، لا تضغط Enter حيث سينشر تلقائياً ما تم كتابته. لفعل سطر جديد قم بالضغط على Shift مع Enter.

(إذا كنت على التطبيق) الضغط الطويل على الرسالة المراد نسخها سوف يأتي لك بقائمة خيارات منها Get Archive link اضغط عليه ثم توجه لصندوق كتابة التحديث و اضغط عليه طويلاً ليأتي لك خيار اللصق، اختره و ابدأ بالكتابة.

من خيارات تنسيق النص، لجعل كلمة تبدوا غامقة اكتبها بين الرمز * مثال *ريادة* و لجعل الكلمة تبدوا مائلة اكتبها بين الرمز _ مثال _ريادة_

تستطيع رفع الملفات لساحات النقاش (الباقة المجانية تقدم لك 5 قيقا) بالإضافة لربط خدمات رفع الملفات و جلب الملفات منها مثل خدمة Dropbox و Google Drive.

التنبيهات

قد تصبح التنبيهات من الخدمة كثيرة (مزعجة) لذلك عليك مراجعة إعداد تلك التنبيهات. من خلال الرابط التالي توجه لإعداد تلك التنبيهات:

https://my.slack.com/account/notifications

Highlight Words

إذا انت مهتم بكلمات محددة فيما يدور من نقاشات في القنوات. استفد من ميزة Highlight words. الموجودة في قسم التنبيهات

https://my.slack.com/account/notifications

اكتب الكلمات و افصل بينها بالفاصلة الخاصة باللغة الإنجليزية و ليست العربية (,) و سيتم تظهيرها و تنبيهك بها (إذا حددت ذلك في خيارات التنبيه) عندما تُذكر في نقاشات الفريق.

جميع إضافات وتطبيقات Slack على مختلف الأنظمة والمنصات.

مجتمع رياديون على Slack

اسس الزميل ماجد الحربي (majoodi@) مجتمع للرياديين على الخدمة والتي يمكنك الإنضمام لها بتعبئة النموذج ليتم إرسال لك دعوة.

نموذج الإنضمام لمجتمع رياديون على Slack.

اتمنى ان تجد الخدمة مفيدة لك و لفريقك و ان يكون الشرح حقق الفائدة المرجوة. بالتوفيق.