هناك العديد من الخدمات المتخصصة بإدارة المشروع و الفريق، هذه قائمة طويلة بتلك الخدمات. في هذه المقالة سأتحدث عن خدمة Trello.
كنت في السابق استخدم البريد الالكتروني في التواصل مع الفريق و إذا اردت أن اشارك شيء مفصل ارفقته. و لكن هذا اصبح صعب التنظيم و امكانية ان جميع الفريق يشاهد ما اشاهد صعبه. و صندوق البريد الوارد تحول لحالة فوضى بسرعة. لذلك اتجهنا لوضع كل شيء على خدمة مثل دروب بوكس و لكن هذا لم يساعد كثير. فقررنا استخدام احد خدمات ادارة المشاريع، مثل ما قلت في البداية هناك الكثير من خدمات ادارة المشاريع و لكن شخصياً اعجبت بخدمة Trello و هي ما اود ان اشارك معك في هذه المقالة.
قبل البدء بشرح الخدمة، يجب ان اوضح بعض المصطلحات المتعلقة بالخدمة:
- Board – لوح. في هذا اللوح الرقمي ستكتب عنوان مشروعك. او ربما تكتب ان هذا اللوح مخصص للتصميم بينما هناك لوح آخر للتطوير. داخل اللوح يتم إضافة ما يسمى قائمة (List).
- List – قائمة. اللوح يتضمن العديد من القوائم. و القوائم دورها تنظيم ما تسميه الخدمة البطاقات (Cards). مثلاً، ممكن ان تجعل اللوح باسم مشروعك. و داخل ذلك اللوح ثلاثة قوائم: قائمة المهام، قائمة المهام قيد التنفيذ و قائمة المهام التي تم تنفيذها.
- Card – بطاقة. البطاقات يتم احتضانها داخل قائمة. و يمكن تحريكها من قائمة لقائمة. يُكتب للبطاقة عنوان يمثل العمل المحدد الذي تود انجازه. و في داخل البطاقة تضيف المعلومات المتعلقة بها و كتابة التعليقات و إرفاق الملفات المتعلقة بتلك البطاقة (العمل) و الكثير من الامور الاخرى. و هذا ما اجده رائع. لأن اي نقاش عن ذلك العمل و جميع ما تم عمله موجود الآن في مكان واحد، أو بالأصح ببطاقة واحدة.
- Organization – مجموعة. طريقة لضم الافراد و الالواح مع بعض لتسهيل المشاركة و الخصوصية. مثلا، ممكن أن تنشئ مجموعة و تضم فيها افراد فريقك. و تعمل لوح الخصوصية محددة لتلك المجموعة فقط.
الآن لنتجه للصفحة الرئيسية لخدمة Trello و نضغط على Sign Up – It’s Free لتسجيل حساب مجاني لأول مرة.
نقوم بتعبئة بيانات تسجيل الحساب.
بعد التسجيل مباشرة ستظهر لك هذه الصفحة.
شرح لعناصر اللوح (Board). الذي تشاهده الآن، هو اللوح الترحيبي (Welcome Board) الذي تجده عندما تسجل لأول مرة. انصحك أن لا تحذفه و استفد منه بالتطبيق عليه و التعلم من خلاله.
نعود للصفحة الرئيسية و نشاهد كيف يمكنك تضيف لوح أو مجموعة.
شرح لمستويات الخصوصية الممكن تحديدها للألواح.
اذا اردت ان تنشئ مجموعة. بعد كتابة الاسم المناسب. اضغط إنشاء (Create) سيتم توجيهك لصفحة المجموعة.
والآن، لنعود لموضوع الالواح (Boards). بعد إنشائك للوح جديد و فتحه ستشاهد ما تراه الآن في الصورة.
شرح لخيارات القائمة (List).
كيفية كتابة بطاقة جديدة على قائمة.
شرح لخيارات البطاقة بعد الضغط عليها لفتحها من قائمتها.
كيف ممكن أن تستخدم Trello لإدارة مشروعك؟
بالنسبة لي انا لم اغير شيء على القوائم الثلاثة. و على الفور بدأت بإضافة المهام على صيغة بطاقات لقائمة “To Do”. و بداخل كل بطاقة تم إضافة جميع التفاصيل المتعلقة به. و اي نقاش يتم فقط على تلك البطاقات. و على فكرة، في التعليقات إذا تريد توجيه الحديث لشخص محدد من فريقك ما عليك سوى كتابة رمز @ و سيظهر لك اسماء فريقك. ميزة هذه الطريقة، ان سيتم تنبيهه سواء برسالة بريدية أو من خلال التنبيهات. إذا قام بتحميل احد تطبيقات الخدمة على الأيفون، الاندرويد و التابلت و غيرهم الكثير من الخيارات.
اذا قررننا العمل على بطاقة نقوم بتحريكها من قائمة “To Do” لقائمة “Doing”. و عند الإنتهاء منها نحركها لقائمة “Done”.
نصائح متعلقة بالبطاقة
- اكتب عنوان واضح للبطاقة.
- داخل البطاقة، اشرح اكثر في خانة التفاصيل.
- للمهام المتعلقة بهذه البطاقة استخدم ميزة قائمة المهام (Checklist). حتى و إن كانت المهمة واحدة. لأن قائمة المهام تضيف رمز للبطاقة تحت عنوانها بحيث لما تشاهد جميع بطاقات في قائمة ستستطيع أن ترى هل المهمة لهذه البطاقة انتهت أو لا بسرعة. ستفهم ما اقصد إذا طبقت هذه النصيحة في اللوح الترحيبي.
- تريد إظهار ان العمل على هذه البطاقة مهم و يأخذ أولوية، استخدم ميزة الالوان الدلالية (Labels).
- انتهيت من عمل بطاقة في قائمة Done قم بأرشفتها و لا تحذفها.
- لإضافة بعض انواع التنسيق على النص في البطاقة.
و لاستخدام الخدمة كمحترف – هذه قائمة نصائح من Trello لتحقيق ذلك.
هل هناك استخدامات أخرى ممكنه لخدمة Trello؟
بالطبع. هذه قائمة بها:
- يمكنك ان تنشئ لوح عام لإخبار الجميع عن خططك التطويرية. Trello قامت بفعل ذلك. و هناك المزيد ممن فعل ذلك هنا.
- Buffer يستخدمون Trello في العديد من اعمالهم. على سبيل المثال يستخدمون الخدمة لتنظيم مقالات المدونة من الفكرة لعملية النشر.
- هذه نتائج بحث من محرك قووقل عن كيف ممكن ان تستخدم Trello.
الخدمة ليست مناسبة للجميع و لهذا السبب شاركت معك قائمة الخدمات الأخرى لتجد ما يناسب احتياجك. بالنسبة لي كان الحل المناسب Trello. و لهذا انصحك بأن تسجل و تجرب الخدمة و تثقف نفسك بها من خلال تجربة اللوح الترحيبي (Welcome Board).
جميع إضافات وتطبيقات Trello على مختلف الأنظمة والمنصات.
و إذا وجدت هذه مقالة مفيدة شاركها مع الآخرين ليستفيدوا هم ايضاً.
